Alle functies

Op de pagina Platform staat GymPilot in grote lijnen. Hier staat alles wat de software kan, per onderwerp. Je zet aan wat je gym nodig heeft en bepaalt per groep wie wat ziet en doet, zoals eigenaar, trainer, balie en lid. Schema's, oefeningen, toestellen en de intake staan uitgebreider op hun eigen pagina: Trainingsschema's, Oefeningen, Toestellen en Intake.

Leden en rechten

• Ledenadministratie met zoeken en filteren
• Lijsten exporteren naar Excel, CSV of PDF, of printen
• Groepen met eigen rechten per onderdeel, zodat eigenaar, trainer, balie en lid zien wat bij hen past
• Je bestaande ledenlijst importeren uit een bestand, ook factuur- en incassogegevens
• Nieuwe leden maken zelf een account aan via de website
• Aanvragen voor een les of een starterkit verwerk je op één plek, naast de proeflesaanvragen
• Notities bij een lid, alleen zichtbaar voor wie dat mag, en desgewenst gedeeld met het lid, dat er dan bericht van krijgt
• Meekijken als een lid, voor medewerkers met dat recht

Lessen, reserveren en presentie

• Klassen met vaste lestijden, trainers en deelnemers
• Lessen reserveren: leden boeken zelf een plek, en bij een volle les komen ze op een wachtlijst die vanzelf doorschuift
• Per lesmoment een maximum aantal plekken, met een eenmalige uitzondering als dat nodig is
• Kosteloos afmelden tot een vaste tijd vooraf; wie niet komt en zich niet afmeldde, staat als niet gekomen
• Een weeklimiet per abonnement: hoeveel lessen per week een lid mag reserveren
• Ouders reserveren voor hun kinderen
• Presentielijsten per les, door de trainer op telefoon of tablet, met de geboekte leden al aangevinkt
• Leden zien hun eigen aanwezigheid en reserveringen
• QR-inchecken: leden scannen een code op het scherm in de zaal
• De QR-code verandert elke 30 seconden, dus een foto ervan doorsturen werkt niet

Proeflessen en lid worden

• Een proefles aanvragen via de website
• Een QR-code voor flyers en posters die naar het aanvraagformulier gaat
• De gym bevestigt de proefles, daarna krijgt de aanvrager bericht en de dag ervoor een herinnering
• De trainer ziet de proefles op de presentielijst en noteert hoe het ging
• Een tweede proefles plannen, of de aanvrager meteen inschrijven als lid, eventueel met abonnement
• De dag na de proefles krijgt de deelnemer een uitnodiging om lid te worden, met de gegevens al ingevuld, als je openbare abonnementen aanbiedt
• Zelf lid worden via de website: een abonnement kiezen, de eerste betaling met iDEAL en een machtiging voor de incasso, ook voor een kind
• Cijfers per stap: scans, aanvragen, geweest en ingeschreven
• QR-codes van je belangrijkste pagina's, zoals de proefles- en de inschrijfpagina, klaar voor drukwerk

Trainingsschema's

• Schema's samenstellen met trainingsdagen, oefeningen, sets, herhalingen, gewicht en rust, of voor cardio duur en niveau
• Zeven standaardsjablonen om mee te beginnen, en elk schema bewaar je als eigen sjabloon
• Een schema toewijzen aan één lid, een groep of een klas; elk lid krijgt een eigen kopie en een melding
• Je lid kijkt alleen, vinkt per training af of houdt per set bij, met de waarden van de vorige keer al ingevuld
• Een grafiek per oefening van het zwaarste gewicht, de langste duur of de meeste herhalingen
• Een schema printen als A4 met een QR-code naar het schema van je lid
• Een week voor het einde van een schema krijgt de begeleider een herinnering

Oefeningen en toestellen

• Een standaardbibliotheek van 606 oefeningen in elf talen, bijna allemaal met een korte bewegende uitleg
• De bibliotheek neem je over als eigen kopie, met alleen de oefeningen voor de toestellen die je hebt
• Eigen oefeningen, foto's en video's toevoegen, of een link naar YouTube of Vimeo
• Nieuwe oefeningen uit de standaard haal je binnen met één knop, en wat je zelf aanpaste blijft zoals jij het achterliet
• Toesteltypen aanvinken, zodat de schema-editor alleen oefeningen toont die je leden kunnen doen
• Elk toestel registreren met type, locatie, merk, model en serienummer, en een eigen QR-code of barcode
• Labels printen en op het toestel hangen
• Scannen op de vloer: je lid ziet het toestel en de oefeningen die erop horen, met beeld en uitleg

Intake, metingen en records

• Een intake voor ervaring, blessures en beperkingen, alleen met uitdrukkelijke toestemming; onder de zestien jaar geeft een ouder toestemming
• Versleuteld opgeslagen, met een eigen recht om intakes te openen en een logboek van wie wat bekeek
• Je lid ziet de eigen intake en kan de toestemming intrekken; dan is de intake meteen verwijderd
• Twaalf maanden na het laatste schema wordt de intake automatisch verwijderd
• Lichaamsmetingen: gewicht, vetpercentage, omtrek van taille, heup, borst, bovenarm en bovenbeen, en rustpols
• Een grafiek per soort meting, zodat je de ontwikkeling in één blik ziet
• Metingen alleen met toestemming van het lid, versleuteld opgeslagen en met een logboek; het lid kan zelf metingen toevoegen en de toestemming intrekken
• Persoonlijke records: bij het bijhouden van een set zie je meteen dat het een nieuw record is
• Per oefening de beste prestaties: het zwaarste gewicht, de meeste herhalingen bij dat gewicht en een geschat maximum, of bij cardio de langste duur en afstand

Afspraken met een trainer

• Soorten afspraak, zoals personal training, met duur, prijs en de trainers die hem geven
• Trainers zetten per weekdag hun tijden open, met vrije dagen en uren apart; lessen en afspraken die al staan gaan er vanzelf van af
• Leden boeken met één tik een vrije tijd, bij een bepaalde trainer of bij wie er beschikbaar is
• Betalen met iDEAL, waarbij het tijdslot een kwartier voor het lid vastgehouden wordt, of op rekening via de maandfactuur
• Kosteloos afmelden tot een vast aantal uur vooraf; wie al betaald had, krijgt het geld terug
• De trainer ziet de eigen agenda met de komende afspraken en kan een afspraak afmelden of op niet gekomen zetten

Ledenactiviteit

• Zie welke leden je mist: wie langer niet geweest is en wie de laatste weken minder komt dan daarvoor
• Als bezoek telt een les waar het lid was, een gelogde training of een afspraak met een trainer
• Opvolgen met een bericht, of markeren dat je het lid gesproken hebt
• De cijfers worden elke nacht bijgewerkt en de grenzen stel je zelf in

Abonnementen en facturen

• Abonnementsvormen per maand of per jaar, met prijs, btw-tarief, weeklimiet voor reserveren, inschrijfgeld, minimale looptijd en opzegtermijn
• Abonnementen per lid
• Elke maand automatisch de abonnementsfacturen
• Gezinskorting vanaf het tweede abonnement in een gezin
• De abonnementen van kinderen op één factuur voor de ouder
• Leden zien hun abonnement en dat van hun kinderen en zeggen zelf op, met de einddatum vooraf in beeld
• Losse facturen maken, ook als PDF, en creditfacturen
• Online betalen via Mollie, en terugbetalen
• Automatische incasso met een SEPA-bestand voor je bank
• Automatische herinneringen voor facturen die te laat zijn, en meerdere facturen tegelijk herinneren, als betaald markeren of als PDF downloaden
• Leden zien hun eigen facturen en betalen meteen
• Administratiekosten als vaste toeslag op inschrijvingen voor evenementen
• Elke automatische taak, zoals de maandfacturen of de herinneringen, zet je aan of uit

Evenementen

• Evenementen zoals een workshop, clinic of open dag, met inschrijving
• Gratis of betaald, met online betalen
• Aanwezigheid op de dag zelf bijhouden
• De deelnemerslijst exporteren of printen, en archiveren in plaats van verwijderen

Materiaal en locaties

• Een catalogus van materiaal, met een eigen code per item en een aantal per regel
• Uitlenen en innemen, met een datum waarop het terug moet, en zien wat te laat is
• Leden zien wat zij geleend hebben
• Locaties met adres en openingstijden, gekoppeld aan lessen en materiaal
• Kant-en-klare startlijsten voor onder meer lessen en materiaal, zodat je niet met lege overzichten begint

Communicatie en support

• Berichten voor een of meer groepen leden, met een begin- en einddatum, als informatie, waarschuwing of dringend
• Meldingen in het portaal, direct zichtbaar bij de bel
• Per soort melding kiest de gym: in het portaal, per e-mail of allebei
• Supportmeldingen van leden die je binnen het portaal afhandelt; wat je niet zelf oplost, gaat door naar ons
• Een optioneel AI-vooronderzoek bij een supportmelding: wat het probleem is en wat een oplossing kan zijn; het antwoord aan de melder blijft mensenwerk
• Berichten van het contactformulier op de website komen op dezelfde plek binnen

Overzicht en gemak

• Een persoonlijk dashboard met blokken die je zelf kiest en ordent
• Een agenda met lessen en evenementen
• Eén agendakoppeling voor je eigen agenda-app, met de onderdelen die jij kiest; reserveringen en afspraken kun je ook apart toevoegen
• Zoeken in alles waar je toegang toe hebt
• Uitleg op elke pagina via het vraagteken, een korte tip per dag en een handleiding met alle uitleg op één plek
• Begeleide inrichting: stap-voor-stap-gidsen, zoals voor de basisinrichting en de proeflesroute, met een voortgangsbalk die vanzelf afvinkt wat klaar is
• Een kant-en-klare inrichting voor sportscholen die groepen voor trainers en leden, de juiste menu's, de oefeningenbibliotheek met jouw toestellen, voorbeeldabonnementen en een soort afspraak voor personal training voor je klaarzet
• Een eigen profiel met gegevens, foto, wachtwoord en taal
• Een prullenbak om verwijderde gegevens terug te zetten, die na de bewaartermijn vanzelf wordt opgeruimd
• Gebruikscijfers van je gym, zonder gegevens van losse leden
• In elf talen, het Arabisch van rechts naar links
• Werkt op telefoon, tablet en computer, in een licht of donker scherm

De website van je gym

• Pagina's en verhalen bouwen met blokken, zonder technische kennis
• Blokken voor tekst, koppen, lijsten, citaten, tabellen, knoppen, foto's, fotogalerijen en video, en voor speerpunten, kerncijfers, trainers, ervaringen, verhalen, bestanden en contact
• Een grote openingsfoto met kop en knop op de voorpagina
• Eerst een voorbeeld bekijken, dan publiceren, en een oudere versie terugzetten
• Verhalen voor nieuws en tips
• Een mediabibliotheek voor foto's, met per taal een eigen versie, en eigen video's of video's van YouTube en Vimeo
• Bestanden delen, eventueel met een wachtwoord of een einddatum
• Een contactformulier, waarvan de berichten bij support binnenkomen
• Meerdere talen, met een taalkeuze met vlaggen en een taalsuggestie voor bezoekers
• Je eigen domeinnaam
• Zoekmachine-instellingen, een preview voor sociale media en een sitemap
• Bezoekstatistieken: pagina's, apparaten, browsers en verwijzende sites, en desgewenst Google Analytics
• Je huisstijl: een template naar keuze, je logo, kleuren, lettertypen, hoeken en knoppen, en voor wie CSS kent eigen opmaakregels met voorbeeld en versies
• Je privacyverklaring en voorwaarden als pagina's in de footer, naast je KvK- en DUNS-nummer

Koppelingen

• Een open API met sleutels, waarbij je per sleutel bepaalt wat mag, met openbare documentatie
• Webhooks die andere systemen laten weten wat er verandert
• Een koppeling voor AI-assistenten (MCP) met een eigen sleutel, voor de inhoud van de website, de huisstijl, eigen CSS en support
• Wat een AI-assistent wijzigt, komt eerst in een concept, publiceren doet een mens

Mis je iets?

Laat het ons weten. GymPilot wordt doorlopend verder ontwikkeld, met de wensen van gyms als uitgangspunt.

Laat het ons weten