Toutes les fonctionnalités

La page Plateforme présente GymPilot dans les grandes lignes. Ici figure tout ce que le logiciel sait faire, par thème. Vous activez ce dont votre salle a besoin et vous décidez par groupe qui voit et fait quoi, comme propriétaire, coach, accueil et membre. Les programmes, exercices, appareils et le bilan d'entrée sont décrits plus en détail sur leurs propres pages : Programmes d'entraînement, Exercices, Appareils et Bilan d'entrée.

Membres et droits

Gestion des membres avec recherche et filtres
Exporter des listes vers Excel, CSV ou PDF, ou les imprimer
Des groupes avec leurs propres droits par fonction, pour que propriétaire, coach, accueil et membre voient ce qui les concerne
Importer votre liste de membres existante depuis un fichier, y compris les données de facturation et de prélèvement
Les nouveaux membres créent eux-mêmes un compte via le site web
Les demandes de cours ou de kit de démarrage se traitent au même endroit, à côté des demandes de séance d'essai
Des notes sur un membre, visibles uniquement par les personnes autorisées, et partagées si vous le souhaitez avec le membre, qui reçoit alors un message
Voir le portail comme un membre, pour les collaborateurs ayant ce droit

Cours, réservation et présences

Des cours à horaires fixes, avec coachs et participants
Réserver des cours : les membres réservent eux-mêmes une place, et quand un cours est complet, ils passent sur une liste d'attente qui avance toute seule
Un nombre maximal de places par séance, avec une exception ponctuelle si nécessaire
Annulation gratuite jusqu'à une heure limite avant le cours ; qui ne vient pas sans avoir annulé est noté absent
Une limite hebdomadaire par abonnement : le nombre de cours qu'un membre peut réserver par semaine
Les parents réservent pour leurs enfants
Des feuilles de présence par cours, tenues par le coach sur téléphone ou tablette, avec les membres ayant réservé déjà cochés
Les membres voient leurs propres présences et réservations
Enregistrement par QR code : les membres scannent un code affiché à l'écran dans la salle
Le QR code change toutes les 30 secondes, donc en transmettre une photo ne sert à rien

Séances d'essai et inscription

Demander une séance d'essai via le site web
Un QR code pour flyers et affiches qui mène au formulaire de demande
La salle confirme la séance d'essai, puis le demandeur reçoit un message et, la veille, un rappel
Le coach voit la séance d'essai sur la feuille de présence et note comment elle s'est passée
Planifier une deuxième séance d'essai, ou inscrire directement le demandeur comme membre, avec abonnement si besoin
Le lendemain de la séance d'essai, le participant reçoit une invitation à devenir membre, avec ses données déjà remplies, si vous proposez des abonnements publics
Devenir membre soi-même via le site web : choisir un abonnement, payer le premier paiement par iDEAL et donner un mandat de prélèvement, aussi pour un enfant
Des chiffres par étape : scans, demandes, venus et inscrits
Des QR codes de vos pages les plus importantes, comme les pages de séance d'essai et d'inscription, prêts pour l'impression

Programmes d'entraînement

Composer des programmes avec jours d'entraînement, exercices, séries, répétitions, poids et repos, ou pour le cardio durée et niveau
Sept modèles standard pour démarrer, et chaque programme peut être enregistré comme votre propre modèle
Attribuer un programme à un membre, à un groupe ou à un cours ; chaque membre reçoit sa propre copie et une notification
Votre membre consulte seulement, coche par séance ou saisit série par série, avec les valeurs de la fois précédente déjà remplies
Un graphique par exercice du poids le plus lourd, de la durée la plus longue ou du plus grand nombre de répétitions
Imprimer un programme en A4 avec un QR code vers le programme de votre membre
Une semaine avant la fin d'un programme, le coach reçoit un rappel

Exercices et appareils

Une bibliothèque standard de 606 exercices en onze langues, presque tous avec une courte démonstration animée
Vous reprenez la bibliothèque comme copie à vous, avec uniquement les exercices pour les appareils dont vous disposez
Ajouter vos propres exercices, photos et vidéos, ou un lien vers YouTube ou Vimeo
Récupérer les nouveaux exercices du standard d'un seul clic, et ce que vous avez modifié reste tel que vous l'avez laissé
Cocher les types d'appareils que vous avez, pour que l'éditeur de programmes ne montre que les exercices que vos membres peuvent faire
Enregistrer chaque appareil avec type, emplacement, marque, modèle et numéro de série, et son propre QR code ou code-barres
Imprimer des étiquettes et les fixer sur l'appareil
Scanner dans la salle : votre membre voit l'appareil et les exercices qui y correspondent, avec image et explications

Bilan d'entrée, mesures et records

Un bilan d'entrée pour l'expérience, les blessures et les limitations, uniquement avec consentement explicite ; avant seize ans, un parent donne son consentement
Enregistré de façon chiffrée, avec un droit distinct pour ouvrir les bilans et un journal de qui a consulté quoi
Votre membre voit son propre bilan et peut retirer son consentement ; le bilan est alors supprimé immédiatement
Douze mois après le dernier programme, le bilan est supprimé automatiquement
Mesures corporelles : poids, pourcentage de masse grasse, tour de taille, de hanches, de poitrine, de bras et de cuisse, et fréquence cardiaque au repos
Un graphique par type de mesure, pour voir l'évolution d'un coup d'œil
Mesures uniquement avec le consentement du membre, enregistrées de façon chiffrée et avec un journal ; les membres peuvent ajouter eux-mêmes des mesures et retirer leur consentement
Records personnels : en saisissant une série, vous voyez tout de suite qu'il s'agit d'un nouveau record
Les meilleures performances par exercice : le poids le plus lourd, le plus grand nombre de répétitions à ce poids et un maximum estimé, ou pour le cardio la durée et la distance les plus longues

Rendez-vous avec un coach

Des types de rendez-vous, comme le coaching personnel, avec durée, prix et les coachs qui l'assurent
Les coachs ouvrent leurs horaires par jour de la semaine, avec jours et heures libres à part ; les cours et rendez-vous déjà pris sont retirés automatiquement
Les membres réservent un créneau libre d'une simple touche, chez un coach précis ou chez celui qui est disponible
Payer par iDEAL, le créneau restant réservé quinze minutes pour le membre, ou sur facture via la facture mensuelle
Annulation gratuite jusqu'à un certain nombre d'heures avant ; qui avait déjà payé est remboursé
Le coach voit son propre agenda avec les prochains rendez-vous et peut annuler un rendez-vous ou le noter comme absence

Activité des membres

Voir quels membres vous manquent : qui n'est pas venu depuis un moment et qui vient moins ces dernières semaines qu'avant
Compte comme visite un cours auquel le membre a participé, un entraînement enregistré ou un rendez-vous avec un coach
Faire le suivi par un message, ou marquer que vous avez parlé au membre
Les chiffres sont mis à jour chaque nuit et vous réglez vous-même les seuils

Abonnements et factures

Des formules d'abonnement au mois ou à l'année, avec prix, taux de TVA, limite hebdomadaire de réservation, frais d'inscription, durée minimale et préavis
Abonnements par membre
Chaque mois, les factures d'abonnement sont créées automatiquement
Remise famille à partir du deuxième abonnement d'une famille
Les abonnements des enfants sur une seule facture pour le parent
Les membres voient leur abonnement et ceux de leurs enfants et résilient eux-mêmes, avec la date de fin affichée d'avance
Créer des factures isolées, aussi en PDF, et des avoirs
Paiement en ligne via Mollie, et remboursements
Prélèvement automatique avec un fichier SEPA pour votre banque
Des relances automatiques pour les factures en retard, et relancer, marquer comme payées ou télécharger en PDF plusieurs factures à la fois
Les membres voient leurs propres factures et paient directement
Des frais de gestion comme supplément fixe sur les inscriptions aux événements
Chaque tâche automatique, comme les factures mensuelles ou les relances, s'active ou se désactive

Événements

Des événements comme un atelier, une clinique ou une journée portes ouvertes, avec inscription
Gratuits ou payants, avec paiement en ligne
Suivre les présences le jour même
Exporter ou imprimer la liste des participants, et archiver plutôt que supprimer

Matériel et lieux

Un catalogue de matériel, avec un code propre à chaque article et une quantité par ligne
Prêter et reprendre, avec une date de retour, et voir ce qui est en retard
Les membres voient ce qu'ils ont emprunté
Des lieux avec adresse et horaires d'ouverture, liés aux cours et au matériel
Des listes de départ toutes prêtes, notamment pour les cours et le matériel, pour ne pas commencer avec des écrans vides

Communication et assistance

Des messages pour un ou plusieurs groupes de membres, avec date de début et de fin, en information, avertissement ou urgent
Des notifications dans le portail, visibles tout de suite à la cloche
Pour chaque type de notification, la salle choisit : dans le portail, par e-mail ou les deux
Les demandes d'assistance des membres que vous traitez dans le portail ; ce que vous ne résolvez pas vous-même nous est transmis
Une analyse préalable par IA, en option, d'une demande d'assistance : quel est le problème et quelle solution est possible ; la réponse à la personne qui a signalé reste un travail humain
Les messages du formulaire de contact du site web arrivent au même endroit

Vue d'ensemble et confort

Un tableau de bord personnel avec des blocs que vous choisissez et ordonnez vous-même
Un agenda avec cours et événements
Un seul flux de calendrier pour votre application d'agenda, avec les éléments que vous choisissez ; réservations et rendez-vous peuvent aussi être ajoutés séparément
Rechercher dans tout ce à quoi vous avez accès
Une aide sur chaque page via le point d'interrogation, une courte astuce par jour et un manuel avec toutes les explications au même endroit
Mise en place guidée : des guides pas à pas, par exemple pour la configuration de base et le parcours de séance d'essai, avec une barre de progression qui coche toute seule ce qui est fait
Une configuration toute prête pour les salles de sport, qui prépare pour vous des groupes pour coachs et membres, les bons menus, la bibliothèque d'exercices avec vos appareils, des exemples d'abonnements et un type de rendez-vous pour le coaching personnel
Un profil personnel avec coordonnées, photo, mot de passe et langue
Une corbeille pour restaurer des données supprimées, vidée automatiquement après la durée de conservation
Des chiffres d'utilisation de votre salle, sans données de membres individuels
En onze langues, l'arabe de droite à gauche
Fonctionne sur téléphone, tablette et ordinateur, en affichage clair ou sombre

Le site web de votre salle

Construire des pages et des articles avec des blocs, sans connaissances techniques
Des blocs pour texte, titres, listes, citations, tableaux, boutons, photos, galeries photo et vidéo, et pour points forts, chiffres clés, coachs, témoignages, articles, fichiers et contact
Une grande photo d'ouverture avec titre et bouton sur la page d'accueil
Prévisualiser d'abord, puis publier, et restaurer une version antérieure
Des articles pour les actualités et les conseils
Une médiathèque pour les photos, avec une version propre à chaque langue, et vos propres vidéos ou des vidéos YouTube et Vimeo
Partager des fichiers, éventuellement avec un mot de passe ou une date de fin
Un formulaire de contact dont les messages arrivent dans l'assistance
Plusieurs langues, avec un sélecteur de langue avec drapeaux et une suggestion de langue pour les visiteurs
Votre propre nom de domaine
Des réglages pour les moteurs de recherche, un aperçu pour les réseaux sociaux et un plan du site
Des statistiques de visite : pages, appareils, navigateurs et sites référents, et Google Analytics si vous le souhaitez
Votre identité visuelle : un modèle au choix, votre logo, vos couleurs, polices, angles et boutons, et pour ceux qui connaissent le CSS, vos propres règles de style avec aperçu et versions
Votre déclaration de confidentialité et vos conditions comme pages dans le pied de page, à côté de votre numéro KvK et DUNS

Intégrations

Une API ouverte avec des clés, où vous décidez par clé ce qui est autorisé, avec une documentation publique
Des webhooks qui informent d'autres systèmes de ce qui change
Une intégration pour assistants IA (MCP) avec sa propre clé, pour le contenu du site, l'identité visuelle, le CSS personnalisé et l'assistance
Ce qu'un assistant IA modifie arrive d'abord en brouillon, la publication est faite par une personne

Il vous manque quelque chose ?

Dites-le-nous. GymPilot est développé en continu, en partant des souhaits des salles.

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