Alle Funktionen

Auf der Seite Plattform sehen Sie GymPilot in groben Zügen. Hier steht alles, was die Software kann, nach Themen geordnet. Sie schalten ein, was Ihr Studio braucht, und legen pro Gruppe fest, wer was sieht und tut, etwa Inhaber, Trainer, Empfang und Mitglied. Trainingspläne, Übungen, Geräte und das Aufnahmegespräch sind auf ihren eigenen Seiten ausführlicher beschrieben: Trainingspläne, Übungen, Geräte und Aufnahmegespräch.

Mitglieder und Rechte

Mitgliederverwaltung mit Suche und Filtern
Listen nach Excel, CSV oder PDF exportieren oder drucken
Gruppen mit eigenen Rechten pro Funktion, damit Inhaber, Trainer, Empfang und Mitglied sehen, was zu ihnen passt
Bestehende Mitgliederliste aus einer Datei importieren, auch Rechnungs- und Lastschriftdaten
Neue Mitglieder legen über die Website selbst ein Konto an
Anfragen für einen Kurs oder ein Starterpaket werden an einer Stelle bearbeitet, neben den Probetraining-Anfragen
Notizen zu einem Mitglied, nur für Berechtigte sichtbar, auf Wunsch mit dem Mitglied geteilt, das dann eine Nachricht erhält
Das Portal aus Sicht eines Mitglieds ansehen, für Mitarbeiter mit diesem Recht

Kurse, Buchung und Anwesenheit

Kurse mit festen Zeiten, Trainern und Teilnehmern
Kurse buchen: Mitglieder reservieren selbst einen Platz, bei einem vollen Kurs kommen sie auf eine Warteliste, die automatisch nachrückt
Pro Kurstermin eine maximale Platzzahl, bei Bedarf mit einer einmaligen Ausnahme
Kostenlos abmelden bis zu einer festgelegten Zeit vorher; wer nicht kommt und sich nicht abgemeldet hat, gilt als nicht erschienen
Ein Wochenlimit pro Mitgliedschaft: wie viele Kurse ein Mitglied pro Woche buchen darf
Eltern buchen für ihre Kinder
Anwesenheitslisten pro Kurs, vom Trainer auf Handy oder Tablet geführt, mit den gebuchten Mitgliedern bereits angehakt
Mitglieder sehen ihre eigene Anwesenheit und ihre Buchungen
QR-Check-in: Mitglieder scannen einen Code auf dem Bildschirm im Studio
Der QR-Code ändert sich alle 30 Sekunden, ein weitergeleitetes Foto davon funktioniert also nicht

Probetrainings und Mitglied werden

Ein Probetraining über die Website anfragen
Ein QR-Code für Flyer und Plakate, der zum Anfrageformular führt
Das Studio bestätigt das Probetraining, danach erhält der Anfragende eine Nachricht und am Tag davor eine Erinnerung
Der Trainer sieht das Probetraining auf der Anwesenheitsliste und notiert, wie es lief
Ein zweites Probetraining planen oder den Anfragenden direkt als Mitglied aufnehmen, auf Wunsch mit Mitgliedschaft
Am Tag nach dem Probetraining erhält der Teilnehmer eine Einladung, Mitglied zu werden, mit bereits ausgefüllten Daten, sofern öffentliche Mitgliedschaften angeboten werden
Selbst Mitglied werden über die Website: eine Mitgliedschaft wählen, die erste Zahlung mit iDEAL und ein Lastschriftmandat, auch für ein Kind
Zahlen pro Schritt: Scans, Anfragen, teilgenommen und angemeldet
QR-Codes der wichtigsten Seiten, etwa der Probetraining- und der Anmeldeseite, fertig für den Druck

Trainingspläne

Pläne zusammenstellen mit Trainingstagen, Übungen, Sätzen, Wiederholungen, Gewicht und Pause, oder bei Cardio Dauer und Stufe
Sieben Standardvorlagen zum Starten, und jeden Plan speichern Sie als eigene Vorlage
Einen Plan einem Mitglied, einer Gruppe oder einem Kurs zuweisen; jedes Mitglied erhält eine eigene Kopie und eine Benachrichtigung
Das Mitglied schaut nur, hakt pro Training ab oder erfasst pro Satz, mit den Werten vom letzten Mal bereits eingetragen
Ein Diagramm pro Übung mit dem schwersten Gewicht, der längsten Dauer oder den meisten Wiederholungen
Einen Plan als A4 drucken, mit einem QR-Code zum Plan des Mitglieds
Eine Woche vor dem Ende eines Plans erhält der Betreuer eine Erinnerung

Übungen und Geräte

Eine Standardbibliothek mit 606 Übungen in elf Sprachen, fast alle mit einer kurzen bewegten Erklärung
Die Bibliothek übernehmen Sie als eigene Kopie, nur mit den Übungen für die Geräte, die Sie haben
Eigene Übungen, Fotos und Videos hinzufügen oder einen Link zu YouTube oder Vimeo
Neue Übungen aus dem Standard holen Sie mit einem Klick, und was Sie selbst geändert haben, bleibt, wie Sie es hinterlassen haben
Gerätetypen ankreuzen, damit der Planeditor nur Übungen zeigt, die Ihre Mitglieder machen können
Jedes Gerät erfassen mit Typ, Standort, Marke, Modell und Seriennummer sowie einem eigenen QR-Code oder Barcode
Etiketten drucken und am Gerät anbringen
Scannen im Studio: Das Mitglied sieht das Gerät und die Übungen dazu, mit Bild und Erklärung

Aufnahmegespräch, Messungen und Rekorde

Ein Aufnahmegespräch für Erfahrung, Verletzungen und Einschränkungen, nur mit ausdrücklicher Einwilligung; unter sechzehn Jahren willigt ein Elternteil ein
Verschlüsselt gespeichert, mit eigenem Recht zum Öffnen der Aufnahmen und einem Protokoll, wer was angesehen hat
Das Mitglied sieht die eigene Aufnahme und kann die Einwilligung widerrufen; die Aufnahme wird dann sofort gelöscht
Zwölf Monate nach dem letzten Plan wird die Aufnahme automatisch gelöscht
Körpermessungen: Gewicht, Körperfettanteil, Umfang von Taille, Hüfte, Brust, Oberarm und Oberschenkel sowie Ruhepuls
Ein Diagramm pro Messart, damit die Entwicklung auf einen Blick zu sehen ist
Messungen nur mit Einwilligung des Mitglieds, verschlüsselt gespeichert und mit Protokoll; Mitglieder können selbst Messungen eintragen und die Einwilligung widerrufen
Persönliche Rekorde: Beim Erfassen eines Satzes sehen Sie sofort, dass es ein neuer Rekord ist
Pro Übung die besten Leistungen: das schwerste Gewicht, die meisten Wiederholungen bei diesem Gewicht und ein geschätztes Maximum, bei Cardio die längste Dauer und Strecke

Termine mit einem Trainer

Terminarten, etwa Personal Training, mit Dauer, Preis und den Trainern, die sie anbieten
Trainer öffnen pro Wochentag ihre Zeiten, freie Tage und Stunden getrennt; Kurse und bereits gebuchte Termine werden automatisch abgezogen
Mitglieder buchen mit einem Tipp eine freie Zeit, bei einem bestimmten Trainer oder bei wem gerade Zeit ist
Bezahlen mit iDEAL, wobei der Zeitslot eine Viertelstunde für das Mitglied reserviert bleibt, oder auf Rechnung über die Monatsrechnung
Kostenlos abmelden bis zu einer festgelegten Zahl von Stunden vorher; wer schon bezahlt hatte, bekommt das Geld zurück
Der Trainer sieht den eigenen Kalender mit den kommenden Terminen und kann einen Termin absagen oder als nicht erschienen markieren

Mitgliederaktivität

Sehen, welche Mitglieder Sie vermissen: wer länger nicht da war und wer in den letzten Wochen seltener kommt als zuvor
Als Besuch zählt ein Kurs, an dem das Mitglied teilnahm, ein erfasstes Training oder ein Termin mit einem Trainer
Nachfassen mit einer Nachricht oder markieren, dass Sie das Mitglied gesprochen haben
Die Zahlen werden jede Nacht aktualisiert, und die Schwellenwerte legen Sie selbst fest

Mitgliedschaften und Rechnungen

Mitgliedschaftsarten pro Monat oder pro Jahr, mit Preis, MwSt.-Satz, Wochenlimit fürs Buchen, Aufnahmegebühr, Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist
Mitgliedschaften pro Mitglied
Jeden Monat automatisch die Mitgliedschaftsrechnungen
Familienrabatt ab der zweiten Mitgliedschaft in einer Familie
Die Mitgliedschaften der Kinder auf einer Rechnung für die Eltern
Mitglieder sehen ihre Mitgliedschaft und die ihrer Kinder und kündigen selbst, mit dem Enddatum vorab im Blick
Einzelne Rechnungen erstellen, auch als PDF, sowie Gutschriften
Online bezahlen über Mollie und zurückerstatten
Lastschrift mit einer SEPA-Datei für Ihre Bank
Automatische Erinnerungen für überfällige Rechnungen, und mehrere Rechnungen gleichzeitig erinnern, als bezahlt markieren oder als PDF herunterladen
Mitglieder sehen ihre eigenen Rechnungen und bezahlen sofort
Verwaltungsgebühren als fester Aufschlag auf Anmeldungen für Veranstaltungen
Jede automatische Aufgabe, etwa die Monatsrechnungen oder die Erinnerungen, lässt sich ein- oder ausschalten

Veranstaltungen

Veranstaltungen wie ein Workshop, eine Clinic oder ein Tag der offenen Tür, mit Anmeldung
Kostenlos oder kostenpflichtig, mit Online-Zahlung
Die Anwesenheit am Tag selbst erfassen
Die Teilnehmerliste exportieren oder drucken und archivieren statt löschen

Material und Standorte

Ein Materialkatalog mit eigenem Code pro Artikel und einer Stückzahl pro Zeile
Ausleihen und zurücknehmen, mit einem Rückgabedatum, und sehen, was überfällig ist
Mitglieder sehen, was sie ausgeliehen haben
Standorte mit Adresse und Öffnungszeiten, verknüpft mit Kursen und Material
Fertige Startlisten unter anderem für Kurse und Material, damit Sie nicht mit leeren Übersichten beginnen

Kommunikation und Support

Nachrichten für eine oder mehrere Mitgliedergruppen, mit Start- und Enddatum, als Information, Warnung oder dringend
Benachrichtigungen im Portal, direkt sichtbar an der Glocke
Pro Art der Benachrichtigung wählt das Studio: im Portal, per E-Mail oder beides
Supportanfragen von Mitgliedern, die Sie im Portal bearbeiten; was Sie nicht selbst lösen, geht an uns weiter
Eine optionale KI-Voruntersuchung bei einer Supportanfrage: was das Problem ist und was eine Lösung sein könnte; die Antwort an den Absender bleibt Menschenarbeit
Nachrichten aus dem Kontaktformular der Website kommen an derselben Stelle an

Überblick und Komfort

Ein persönliches Dashboard mit Blöcken, die Sie selbst auswählen und anordnen
Ein Kalender mit Kursen und Veranstaltungen
Ein Kalender-Abonnement für Ihre eigene Kalender-App, mit den Inhalten, die Sie wählen; Buchungen und Termine lassen sich auch separat hinzufügen
Suche in allem, worauf Sie Zugriff haben
Erklärungen auf jeder Seite über das Fragezeichen, ein kurzer Tipp pro Tag und ein Handbuch mit allen Erklärungen an einem Ort
Begleitete Einrichtung: Schritt-für-Schritt-Anleitungen, etwa für die Grundeinrichtung und den Weg des Probetrainings, mit einer Fortschrittsleiste, die von selbst abhakt, was erledigt ist
Eine fertige Einrichtung für Fitnessstudios, die Gruppen für Trainer und Mitglieder, die passenden Menüs, die Übungsbibliothek mit Ihren Geräten, Beispielmitgliedschaften und eine Terminart für Personal Training für Sie vorbereitet
Ein eigenes Profil mit Daten, Foto, Passwort und Sprache
Ein Papierkorb, um gelöschte Daten wiederherzustellen, der nach der Aufbewahrungsfrist von selbst geleert wird
Nutzungszahlen Ihres Studios, ohne Daten einzelner Mitglieder
In elf Sprachen, Arabisch von rechts nach links
Funktioniert auf Handy, Tablet und Computer, mit hellem oder dunklem Bildschirm

Die Website Ihres Studios

Seiten und Beiträge mit Blöcken bauen, ohne technische Kenntnisse
Blöcke für Text, Überschriften, Listen, Zitate, Tabellen, Buttons, Fotos, Fotogalerien und Video sowie für Schwerpunkte, Kennzahlen, Trainer, Erfahrungsberichte, Beiträge, Dateien und Kontakt
Ein großes Titelfoto mit Überschrift und Button auf der Startseite
Erst eine Vorschau ansehen, dann veröffentlichen, und eine ältere Version wiederherstellen
Beiträge für Neuigkeiten und Tipps
Eine Mediathek für Fotos, mit einer eigenen Version pro Sprache, sowie eigene Videos oder Videos von YouTube und Vimeo
Dateien teilen, auf Wunsch mit Passwort oder Ablaufdatum
Ein Kontaktformular, dessen Nachrichten im Support eingehen
Mehrere Sprachen, mit einer Sprachauswahl mit Flaggen und einem Sprachvorschlag für Besucher
Ihre eigene Domain
Suchmaschinen-Einstellungen, eine Vorschau für soziale Medien und eine Sitemap
Besucherstatistiken: Seiten, Geräte, Browser und verweisende Websites, auf Wunsch Google Analytics
Ihr Erscheinungsbild: eine Vorlage Ihrer Wahl, Ihr Logo, Farben, Schriften, Ecken und Buttons, und für CSS-Kenner eigene Stilregeln mit Vorschau und Versionen
Ihre Datenschutzerklärung und Bedingungen als Seiten im Footer, neben Ihrer KvK- und DUNS-Nummer

Schnittstellen

Eine offene API mit Schlüsseln, bei der Sie pro Schlüssel festlegen, was erlaubt ist, mit öffentlicher Dokumentation
Webhooks, die anderen Systemen mitteilen, was sich ändert
Eine Schnittstelle für KI-Assistenten (MCP) mit eigenem Schlüssel, für die Inhalte der Website, das Erscheinungsbild, eigenes CSS und Support
Was ein KI-Assistent ändert, landet zuerst in einem Entwurf, die Veröffentlichung übernimmt ein Mensch

Fehlt Ihnen etwas?

Lassen Sie es uns wissen. GymPilot wird laufend weiterentwickelt, ausgehend von den Wünschen der Studios.

Sagen Sie es uns